A tous les membres des comités…

Peut-être cela vous est-il arrivé. Membre d'un comité, vous assistez à une présentation sur un sujet important. L'équipe venue présenter ses travaux s'y est préparée depuis des semaines. Impressionnée tant par l'autorité de l'assistance que par l'enjeu de la réunion, elle a élaboré un document très complet. Au bout d'un quart d'heure, l'attention se fait plus flottante. Les plus sérieux parmi les membres du comité feuillettent les planches de la présentation, en avance de dix planches sur l'orateur, les autres sont passés à autre chose et tapotent frénétiquement de leurs deux pouces sur leur téléphone. De temps en temps, ils lèvent le nez pour faire une remarque ou demander une précision mal à propos qui alourdit encore la présentation. Vingt minutes plus tard, le temps prévu est déjà dépassé alors qu'il reste encore une quinzaine de planches à dérouler.

Le boss est envahi par une multitude d'émotions, l'impatience et l'inquiétude de ne pas avoir le temps de traiter les sujets suivants prévus à l'agenda, l'agacement devant le manque d'esprit de synthèse de l'orateur, la culpabilité d'interrompre un travail longuement préparé avec l'effet produit sur la motivation de l'équipe. Après quelques remarques demandant d'accélérer, constatant que plus personne ne suit, il reprend les choses en main et va lui-même à la conclusion. Son niveau de brutalité est alors directement proportionnel à sa montée en pression émotionnelle. Le résultat est catastrophique, les membres du comité n'ont écouté que très partiellement tout en ayant la conviction d'avoir tout compris, l'équipe qui présentait est déboussolée et le sujet crucial n'est pas vraiment traité.

Chacun connaît les règles de base pour ne pas perdre de temps en collectif : préparation préalable de tous les membres, « problématisation » des sujets pour expliciter les enjeux de la décision, animation du débat, etc. Si elles sont si mal respectées, c'est d'abord en raison d'un manque d'exigence du patron vis-à-vis de son équipe directe. Tout le monde étant débordé, on tolère que certains participent aux réunions sans avoir lu les documents. Le cadre de ce qu'on demande aux équipes qui présentent n'est pas assez précis. Elles cèdent à la facilité de la description au lieu d'être synthétique et de problématiser. Membres de comités, demandez à votre patron d'être plus exigeant à votre égard. Ca évitera bien des agacements !