Comment réduire le nombre de réunions ?

Le dirigeant qui m'ouvre son agenda a un air dépité. Les plages de réunions s'enchaînent, laissant bien peu d'espaces libres. « Il n'y a rien à faire, dès que j'ai un peu de temps, il est rempli par une autre réunion », déplore-t-il.

Le problème est général et semble aller en s'aggravant. De plus en plus de travail d'équipe, un nombre grandissant de sujets sur lesquels il faut être au courant, de plus de plus de compromis à trouver entre les différents intervenants. Entre le traitement de leurs e-mails -qu'ils font d'ailleurs en réunion -et leur présence à ces dernières, les dirigeants peuvent se laisser porter par leurs journées comme s'ils n'en décidaient plus le cours. Il en résulte une perception de résignation face à la contrainte du système.

Ce qui ne les empêche pas d'imposer des réunions à leurs équipes. Elles sont alors, par définition, utiles car choisies par eux. Il semble qu'elles soient d'abord profitables à ceux qui les décident. Souvent pour les tenir au courant de ce qui se passe dans l'ensemble de leur périmètre, parfois pour imposer leur pouvoir. Pour ceux qui y participent, être présent à une réunion peut être un signe de reconnaissance. Autrement dit, les réunions servent parfois de rites et perdurent pour des raisons qui ne sont pas celles affichées, comme les à-côtés qui permettent de régler les sujets quotidiens en direct, donc en évitant les malentendus de l'e-mail. Car c'est l'un des paradoxes de ce phénomène : lorsqu'un dirigeant décide d'en supprimer une, il peut se trouver confronté à la désapprobation de ceux-là mêmes qui se plaignaient d'avoir à y participer.

Comment en sortir ? En commençant, lorsqu'on est chef, par ne pas y aller : si les réunions sont utiles, les participants les tiennent, même en son absence. Ensuite, en étant plus rigoureux sur la finalité (en quoi est-ce utile?) et sur la valeur ajoutée de chacun ; en étant plus exigeant sur les règles de fonctionnement (présence réelle et pas seulement physique...) et en limitant le temps et le nombre de participants (sans avoir plusieurs niveaux hiérarchiques). Certains règlent le problème par l'inconfort : ils les tiennent debout (« Les Echos » du 21 février 2012). N'est-ce pas un aveu d'impuissance ?